Het selecteren van nieuwe software doet uw organisatie niet elke dag, zeker niet als het gaat om software die bedrijfsbreed wordt ingezet zoals bijvoorbeeld ERP-software. Met deze 10 tips voorkom je een valse start:

1. Maak een project van het selectieproces

Stel een projectteam samen en betrek de juiste personen binnen de organisatie bij het selectietraject.

2. Neem de pakket selectie serieus

Het selecteren van nieuwe software is een zwaar traject waarin alle facetten van het bedrijf aan bod komen. Te vaak zie ik deelnemers, soms zelfs de beslisser, uit de projectgroep een meeting of zelfs een demonstratie missen omdat hun aanwezigheid elders gewenst is. Met de keuze die je in dit traject gaat maken zal je het de komende jaren moeten doen, het is dus erg belangrijk hier serieuze aandacht aan te besteden.

3. Zorg dat je de bedrijfsprocessen in beeld heeft

Als je de bedrijfsprocessen in kaart hebt kan je doelgericht op zoek naar de juiste functionaliteit en kan je dat duidelijk aan een leverancier overbrengen.

4. Stel een programma van eisen en wensen op (RFI of RFP)

Besteed voldoende tijd aan het opstellen van het pakket van eisen en wensen ten aanzien van de nieuwe software. Dit is niet alleen handig voor je zelf maar verschaft ook duidelijkheid voor de leveranciers die je wilt uitnodigen.

5. Zorg voor voldoende kennis van softwareselectie binnen de organisatie

Erken dat je wellicht zelf binnen de organisatie onvoldoende kennis hebt om een groot selectieproces te begeleiden en schroom niet hier een externe adviseur voor in te zetten. Uiteindelijk scheelt je dat zelf veel tijd en voorkom je valkuilen onderweg.

6. Laat je niet inpakken door die behulpzame leverancier

Iedere organisatie heeft wel die behulpzame leverancier die altijd met raad en daad klaar staat om vragen vanuit de organisatie te beantwoorden en die direct een oplossing klaar heeft. Neem hier tijdens selectietrajecten afstand van en bekijk altijd meerdere opties.

7. Bekijk voldoende opties

Stel vanuit het project een longlist met mogelijke leveranciers op en werk hiervandaan, middels de RFI of RFP, naar de shortlist van leveranciers die je gaat uitnodigen voor een eerste presentatie. Ik heb zelf al vaak voor aangename verrassingen gestaan doordat leveranciers, waaraan je niet op het eerste gezicht had gedacht, met hele mooie oplossingen kwamen.

8. Zorg dat je als organisatie in the lead blijft

De manier om het project te laten mislukken is door de lead in het traject over te dragen aan je leverancier. Zorg altijd voor een centrale projectcoördinator binnen de eigen organisatie die de projectgroep voorzit en tijdens de implementatie samen met de leverancier het projectmanagement uitvoert.

9. Betrek de gebruikersorganisatie in het selectietraject

Hou een selectietraject niet binnen de directiekamer of de ICT-afdeling maar betrek de hele organisatie, dit zal de acceptatie en implementatie enorm versnellen.

10. Neem de tijd voor de implementatie

Als je eenmaal de keuze hebt gemaakt is het belangrijk om contractueel de juiste zaken vast te leggen en een duidelijk implementatieplan op te stellen. Zorg voor een realistische planning en neem de tijd om goed te testen en eventueel bij te sturen.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *