Nieuwe software aanschaffen is best spannend. Bedenken wat je met de nieuw aan te schaffen software wilt gaan doen, welke procesverbeteringen je wilt doorvoeren, het opstellen van de specificaties, potentiële leveranciers selecteren, demo’s bekijken, offertes beoordelen, contractonderhandelingen, er komt een hoop op je af.

Goed advies is dan altijd welkom, zeker van iemand die ervaring heeft op het gebied van softwareselectie. Dat kan iemand binnen de eigen organisatie zijn, maar je kunt ook een professional inschakelen om jou te helpen: de softwareadviseur. Maar wat doet deze allemaal precies? En wat voor prijskaartje hangt daaraan? Lees er hier meer over, zodat je goed voor jezelf kunt bepalen of je wel of geen softwareadviseur inschakelt.

Wat doet de softwareadviseur?

Een softwareadviseur kan jou van begin tot eind helpen met de selectie van nieuwe software, maar je kunt er ook voor kiezen om zelf bepaalde taken op je te nemen. Misschien wil je zelf de procesverbeteringen in kaart brengen, maar wil je wel graag dat een adviseur aanschuift bij de demonstraties of de offertes mede gaat beoordelen. Spreek het takenpakket van tevoren af. Er zijn allerlei dingen die een softwareadviseur voor je kan doen.

Helicopterview binnen de organisatie.

Een buitenstaander kijkt met een andere bril naar de organisatie en kan vanuit zijn praktijkervaring sturing en advies geven bij het optimaliseren van processen en aangeven wat hier voor nodig is aan software en andere IT middelen. Maar al te vaak blijkt een op het eerste gezicht “branchevreemde” oplossing heel goed te passen binnen een bedrijf.

Opstellen RFI / RFP.

Met een goede RFI (Request for Information) of RFP (Request for Proposal) kun je snel inzicht krijgen welke leveranciers aan de gestelde specificaties kunnen voldoen en welke partijen je wilt uitnodigen voor een 1e gesprek of demonstratie.

Begeleiding bij demonstraties.

Leveranciers kunnen je met mooie plaatjes en flitsende demo’s als onervaren kijker flink zand in de ogen strooien. De softwareadviseur houdt de organisatie en leverancier bij de les, stelt de juiste vragen en helpt bij een objectieve beoordeling.

Beoordelen offertes en contractonderhandelingen.

De condities en prijzen in offertes kunnen bij de diverse leveranciers flink verschillen. Gaat u voor de goedkoopste? Of toch voor die fixed price aanbieding die iets hoger ligt? Hoe weet u zeker dat de inschatting van de hoeveel aangeboden consultancy reëel is? Hier biedt de softwareadviseur zeker zijn meerwaarde.

Wanneer schakel je de softwareadviseur in?

Wanneer je een softwareadviseur moet inschakelen, hangt af van wat je wilt dat de softwareadviseur voor je doet. Benader je een softwareadviseur om mee te helpen met het opstellen van de specificaties als je nog bezig bent met de procesbeschrijvingen. Of wil je de softwareadviseur alleen inzetten voor de demonstraties en/of onderhandelingen, dan schakel je hem of haar pas in als je de potentiële leveranciers geselecteerd hebt.

Wat bespaart een softwareadviseur?

De inzet van een softwareadviseur bespaart je tijd en geld, denk aan alle interne uren die gemoeid zijn met het opstellen van documenten en beoordelen van offertes, tevens kan hij je behoeden voor een missstap tijdens de selectie. Bovendien wordt er vaak voor een goedkopere oplossing gekozen dan waaraan in eerste instantie werd gedacht.

De diensten van een softwareadviseur zijn natuurlijk niet gratis. De benodigde tijd voor een selectietraject kan variëren, dit is afhankelijk van de complexiteit van de business case, de uit te voeren werkzaamheden en het aantal leveranciers dat wordt uitgenodigd.

Onze klanten geven aan dat het zeker de moeite loont om ondersteuning te vragen tijdens een software selectietraject.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *